Il Digital Signage a supporto della comunicazione interna: informare efficacemente il personale delle strutture sanitarie

Gestire la comunicazione in una struttura sanitaria significa occuparsi anche dei flussi informativi rivolti al personale interno. Ogni giorno medici, infermieri, tecnici, operatori socio-sanitari, personale amministrativo e addetti ai servizi ricevono una grande quantità di informazioni: procedure, avvisi, aggiornamenti, comunicazioni sulla sicurezza, iniziative formative, indicazioni operative e così via.

Più la struttura è grande e articolata, più diventa difficile fare in modo che le informazioni realmente importanti raggiungano tutti in modo tempestivo.

Mail, intranet, circolari e applicazioni aziendali sono strumenti fondamentali e necessari, ma di norma presuppongono un’azione volontaria da parte del destinatario: occorre aprire la posta elettronica, collegarsi a una piattaforma, consultare un documento, ecc.

 

Il Digital Signage può affiancare questi strumenti

creando un canale di comunicazione visiva continuo negli spazi frequentati dal personale.

 

Come rafforzare gli strumenti ufficiali di comunicazione interna?

Prima di tutto occorre chiarire un punto: uno o più schermi non sostituiscono le comunicazioni formali previste dall’organizzazione. Una procedura, una disposizione di servizio o qualsiasi documento che richieda presa visione devono necessariamente continuare a essere distribuiti attraverso i canali aziendali appropriati.

Il Digital Signage svolge una funzione di supporto per massimizzare la portata e l’efficacia di queste comunicazioni:

• Può aumentare la visibilità di un messaggio.
• Può ricordare una scadenza.
• Può richiamare l’attenzione su una nuova procedura.
• Può segnalare la presenza di un aggiornamento pubblicato sull’intranet.
• Può mantenere costantemente visibili informazioni che altrimenti rischierebbero di essere dimenticate.

La sua forza risiede soprattutto nella ripetizione e nella presenza “fisica” negli ambienti frequentati dal personale.

 

Come raggiungere chi lavora lontano da una scrivania?

Una parte significativa del personale sanitario trascorre gran parte della propria giornata lontano dal computer: infermieri, operatori socio-sanitari, tecnici e numerose altre figure professionali si muovono continuamente tra reparti, ambulatori e aree operative.

Questo significa che un sistema di comunicazione basato esclusivamente sulla mail può risultare parzialmente inefficace.

Uno schermo installato in una sala personale, in uno spogliatoio, in un’area ristoro o in un corridoio riservato agli operatori crea un ulteriore punto di contatto: in questo modo gli addetti possono incontrare più volte lo stesso messaggio durante il loro turno, senza dover interrompere il proprio lavoro per cercare l’informazione. Quest’ultima, infatti, diventa parte integrante del loro ambiente di lavoro.

 

 

Quali contenuti possono essere comunicati?

Una rete di schermi dedicata al personale può essere utilizzata per diffondere informazioni di diversa natura:

• Comunicazioni organizzative: aggiornamenti, modifiche temporanee delle procedure, indicazioni operative e avvisi della direzione.
• Sicurezza e prevenzione: promemoria sui comportamenti corretti, sull’utilizzo dei dispositivi di protezione e sulle procedure di sicurezza.
• Formazione continua: corsi, scadenze per le iscrizioni, nuove procedure e disponibilità di materiali formativi.
• Informazioni istituzionali: progetti aziendali, iniziative, risultati raggiunti e comunicazioni sulla qualità.
• Comunicazioni varie: scadenze amministrative, eventi e iniziative rivolte ai dipendenti.

 

Sicurezza e formazione: due applicazioni concrete

Le strutture sanitarie sono ambienti complessi nei quali vengono applicate numerose procedure per la prevenzione dei rischi e nei quali il personale è costantemente coinvolto in attività di aggiornamento.

Il Digital Signage può contribuire a mantenere visibili alcune informazioni essenziali, per esempio attraverso brevi messaggi:

• “Nuova procedura disponibile sull’intranet.”
• “Corso sulla sicurezza: iscrizioni entro venerdì.”
• “Tre regole da ricordare per…”
• “Nuovo protocollo operativo in vigore dal…”

Questi contenuti rafforzano la conoscenza delle iniziative formative e richiamano l’attenzione su comportamenti e procedure già appresi.

Naturalmente, gli schermi affiancano la formazione obbligatoria e la documentazione ufficiale, alle quali il personale deve continuare a fare riferimento.

Il criterio fondamentale è selezionare le informazioni che meritano maggiore visibilità, stabilendone priorità e frequenza di pubblicazione.

 

Come distribuire le comunicazioni tra reparti e sedi differenti?

In un’organizzazione sanitaria, molte informazioni riguardano soltanto una parte del personale.

Una comunicazione relativa a un laboratorio analisi, per esempio, può avere scarsa rilevanza per gli uffici amministrativi. Allo stesso modo, un aggiornamento sulle procedure del reparto di radiologia può essere destinato esclusivamente agli operatori interessati.

Il Digital Signage multicanale permette di indirizzare i messaggi a gruppi differenti di schermi, organizzando la comunicazione su più livelli:

• Comunicazioni generali: destinate a tutta l’organizzazione.
• Comunicazioni di sede: relative alle attività e alle esigenze di una specifica struttura.
• Comunicazioni di reparto: rivolte al personale di una determinata area operativa.

Una parte del palinsesto può quindi essere comune all’intera rete, mentre i contenuti specifici vengono distribuiti soltanto negli ambienti interessati.

Questo approccio consente di mantenere una regia centralizzata, rispettando le esigenze informative dei diversi gruppi di operatori e riducendo la diffusione di messaggi poco pertinenti.

Come ridurre il sovraccarico informativo?

Un flusso eccessivo di informazioni per il personale rappresenta oggi una criticità per molte organizzazioni sanitarie: mail, notifiche, messaggi e documenti devono essere gestiti quotidianamente e in grande quantità.

Aggiungere un altro canale informativo può a prima vista sembrare controproducente, ma in realtà permette di selezionare efficacemente le informazioni che meritano maggiore visibilità.

Una buona pratica nell’utilizzo del Digital Signage consiste nel focalizzarsi sui messaggi essenziali.

Uno schermo è certamente poco funzionale per pubblicare una circolare di quattro pagine, mentre può efficacemente mostrare un messaggio breve e ripetitivo, ad esempio: “Dal 15 settembre entra in vigore la nuova procedura. Consulta l’intranet per i dettagli”.

In pochi secondi viene comunicato ciò che occorre far sapere all’operatore, indicando con precisione dove trovare l’approfondimento.

L‘efficacia della comunicazione interna dipende anche dalla capacità di distinguere ciò che deve essere conosciuto da ciò che deve essere ricordato.

 

Posso valorizzare anche persone e risultati?

La comunicazione interna può anche contribuire a creare senso di appartenenza, e gli schermi sono un veicolo funzionale per presentare, ad esempio, i risultati raggiunti dall’organizzazione, nuovi progetti, riconoscimenti, attività di ricerca, iniziative sociali e i professionisti che entrano a far parte della struttura.

Possono anche essere utilizzati per ringraziare i gruppi di lavoro coinvolti in un progetto o condividere traguardi importanti.

La comunicazione interna diventa così anche uno strumento di cultura aziendale.

 

 

Posso creare un palinsesto dedicato al personale?

Col Digital Signage è possibile creare un palinsesto interno completamente distinto e indipendente da quello rivolto agli utenti della struttura sanitaria.

• Occorre anzitutto calibrare tono, linguaggio e contenuti per questo scopo. I messaggi mostrati negli spazi riservati agli operatori verteranno maggiormente su informazioni tecniche e organizzative.
• Serve poi — similmente al palinsesto per gli utenti — mantenere brevità e immediata leggibilità dei messaggi, in quanto anche il personale dispone di pochi secondi per osservare uno schermo durante il proprio turno.

 

Come può aiutarti TV Store?

TV Store consente di gestire da remoto reti di monitor distribuite anche su più sedi.

• I contenuti possono essere indirizzati a singoli dispositivi o gruppi di schermi, permettendo di creare canali specifici per il personale.
• Attraverso il pannello web è possibile caricare materiali, costruire playlist e programmarne la visualizzazione per giorni e fasce orarie.
• I contenuti vengono memorizzati sul dispositivo collegato al monitor e continuano a essere riprodotti anche in presenza di una temporanea interruzione della rete Internet.
• TV Store supporta la gestione tecnica del sistema, riducendo le attività richieste all’organizzazione per il controllo dei dispositivi.
• Può inoltre fornire la produzione e l’aggiornamento dei contenuti.

 

Una comunicazione interna più visibile e capillare

La qualità del servizio di un’organizzazione sanitaria dipende anche da come le persone che vi lavorano possono disporre delle informazioni necessarie.

Rendere più visibili gli aggiornamenti, ricordare le scadenze e raggiungere il personale nei propri ambienti di lavoro significa rafforzare l’efficacia degli strumenti di comunicazione già utilizzati.

Il Digital Signage aiuta a portare le informazioni dove lavorano le persone, 
rendendo la comunicazione interna più capillare, tempestiva e accessibile.