Digital signage in store: la comunicazione video che aiuta a vendere
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Come comunicare in modo coordinato nelle strutture sanitarie con più sedi?
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Digital signage in sanità: dal progetto pilota alla rete completa
Negli ospedali, nelle cliniche, nei poliambulatori e nelle strutture sociosanitarie la comunicazione svolge una funzione essenziale. Pazienti, familiari, visitatori e operatori devono ricevere informazioni chiare, aggiornate e facilmente comprensibili, spesso in momenti caratterizzati da preoccupazione, urgenza o disorientamento.
In molte strutture sono già presenti televisori, monitor nelle sale d’attesa, display nelle reception e schermi collocati nei corridoi. Non sempre, però, questi dispositivi vengono utilizzati come parte di un vero sistema di comunicazione. Talvolta trasmettono canali televisivi generalisti, contenuti ripetitivi o informazioni non aggiornate. In altri casi rimangono spenti oppure vengono gestiti manualmente, con notevole dispendio di tempo.
Il digital signage permette di trasformare questi schermi
in una rete coordinata di strumenti informativi, gestita
centralmente e aggiornata a distanza.
Da dove cominciare?
Ospedali, cliniche, poliambulatori, centri diagnostici e strutture sociosanitarie possono avere decine di possibili utilizzi degli schermi digitali.
- Informazioni di servizio.
- Sale d’attesa.
- Prevenzione.
- Wayfinding.
- Elimina-code.
- Comunicazioni urgenti.
- Informazione al personale.
- Integrazione con software e dati.
Il rischio è voler fare tutto contemporaneamente.
In realtà, uno dei modi più efficaci per introdurre il digital signage consiste nel procedere gradualmente: partire da un problema concreto, realizzare un progetto pilota, misurarne i risultati e successivamente estendere il sistema.
Comincia con le tue esigenze, prima ancora che dalla tecnologia
Il primo errore da evitare consiste nel cominciare chiedendosi: “Quanti monitor dobbiamo installare?”
La domanda migliore è un’altra:
“Quale problema di comunicazione vuoi risolvere?”
Per esempio:
- troppe domande alla reception;
- informazioni difficili da aggiornare;
- sale d’attesa poco informative;
- scarsa conoscenza dei servizi;
- difficoltà di orientamento;
- comunicazione non coordinata tra sedi;
- necessità di diffondere campagne di prevenzione;
- utilizzo inefficiente di schermi già presenti.
Una volta individuata la necessità, diventa molto più semplice definire la tecnologia.
Mappa con cura ciò che esiste già
Il secondo passaggio consiste nell’analizzare la situazione attuale.
Molte strutture possiedono già televisori o monitor. Alcuni vengono utilizzati. Altri sono accesi con contenuti generalisti. Altri ancora sono spenti o aggiornati manualmente tramite chiavette USB.
Prima di acquistare nuovi display è quindi utile realizzare una mappa.
Per ogni schermo possiamo indicare:
- posizione;
- dimensione;
- funzione attuale;
- pubblico;
- connettività disponibile;
- possibilità di riutilizzo;
- contenuti potenzialmente utili.
In molti casi TV Store può utilizzare monitor già presenti collegando un player HDMI dedicato.
Questo consente di valorizzare investimenti già effettuati.
Scegli un’area pilota
Il progetto pilota dovrebbe essere abbastanza piccolo da poter essere gestito facilmente, ma abbastanza significativo da produrre risultati osservabili.
Una buona area pilota potrebbe essere:
- una sala d’attesa ad alta affluenza;
- un centro prelievi;
- una reception;
- un poliambulatorio;
- una sede del gruppo;
- un reparto con esigenze informative specifiche.
Per esempio, una rete sanitaria multisede potrebbe iniziare da un solo poliambulatorio.
Installare TV Store su tre monitor.
Uno all’ingresso.
Uno nella reception.
Uno nella sala d’attesa.
Successivamente può verificare l’efficacia della soluzione.
Definisci gli obiettivi
Il progetto pilota deve avere obiettivi chiari. Non basta dire: “Vogliamo provare il digital signage.”
È preferibile definire risultati concreti. Per esempio:
- Ridurre le domande relative al ritiro dei referti.
- Aumentare la conoscenza dei servizi disponibili.
- Ridurre il tempo necessario per aggiornare gli avvisi.
- Migliorare la qualità percepita della sala d’attesa.
- Eliminare gli aggiornamenti manuali tramite USB.
Questi obiettivi permettono successivamente di valutare il progetto.
Costruisci il primo palinsesto
La fase pilota non dovrebbe iniziare con decine di contenuti. Meglio un palinsesto semplice e ben organizzato.
Per esempio:
30% informazioni di servizio Accettazione, referti, orari, indicazioni.
30% prevenzione Campagne e corretti comportamenti.
20% servizi Specialità e attività disponibili.
10% comunicazione istituzionale Identità e progetti.
10% contenuti variabili Eventi, avvisi, iniziative.
Le percentuali sono soltanto indicative.Ciò che conta è stabilire una logica.
Crea dei template
Per semplificare l’aggiornamento è utile predisporre alcuni modelli grafici.
Per esempio:
- avviso;
- orario;
- nuovo servizio;
- prevenzione;
- evento;
- comunicazione urgente.
Ogni template mantiene la stessa identità visiva. Quando cambia il contenuto è sufficiente modificare testo e immagini e questo accelera la produzione e mantiene coerenza.
Stabilsci con precisione chi gestisce cosa
Anche un piccolo progetto ha bisogno di responsabilità definite.
- Chi propone un contenuto?
- Chi lo verifica?
- Chi lo pubblica?
- Chi controlla che sia ancora valido?
- Chi interviene in caso di problema tecnico?
Con TV Store la parte tecnica può essere seguita da CMS Video.
La struttura può quindi concentrarsi principalmente sulla comunicazione.
Può gestire direttamente i contenuti attraverso il pannello web oppure affidare a CMS Video anche una parte dell’attività editoriale.
Un piccolo suggerimento: Evita di coinvolgere il personale locale nella tecnologia
Uno degli obiettivi principali dovrebbe essere ridurre al minimo gli interventi nelle sedi.
L’operatore della reception non dovrebbe dover:
- inserire chiavette USB;
- copiare file;
- avviare applicazioni;
- controllare playlist;
- risolvere problemi tecnici.
Il sistema dovrebbe essere acceso e funzionare automaticamente.
TV Store, il sistema di digital signage di CMS Video memorizza i contenuti sul player e li riproduce localmente.
La rete viene utilizzata per ricevere aggiornamenti.
Anche in presenza di una temporanea interruzione internet, i contenuti già disponibili continuano a essere visualizzati.
Misura i risultati del progetto pilota
Dopo un periodo,(ad esempio un paio di mesi) è possibile analizzare i primi risultati.
Gli indicatori possono essere molto semplici.
- Quante domande riceve la reception prima e dopo?
- Quanti QR code vengono scansionati?
- Quanto tempo serve per aggiornare un avviso?
- Gli utenti considerano utili i monitor?
- Quanti interventi locali sono stati necessari?
- Quali contenuti risultano maggiormente utilizzati?
L’obiettivo è capire se il sistema sta generando valore: non è necessario produrre un complesso studio scientifico.
Migliora prima di estendere
Il progetto pilota serve anche per imparare.
Forse alcune schermate hanno troppo testo.
Forse il palinsesto è troppo lungo.
Forse un monitor è collocato male.
Forse una determinata informazione viene richiesta molto spesso e deve comparire con maggiore frequenza.
Questi problemi sono molto più semplici da correggere quando la rete è ancora piccola.
Una volta definito il modello, si può procedere all’estensione.
Dal pilota alla sede completa
La seconda fase può riguardare l’intera struttura.
Ai monitor iniziali si possono aggiungere:
- corridoi;
- altre sale d’attesa;
- aree specialistiche;
- wayfinding;
- comunicazione interna;
- elimina-code.
La piattaforma rimane la stessa. Cambiano il numero dei player e l’organizzazione dei palinsesti.
Dalla sede alla rete multisede
Per una organizzazione con più strutture il passaggio successivo consiste nella replicazione.
È qui che la gestione centralizzata produce il maggiore vantaggio. La sede centrale può distribuire contenuti comuni a tutta la rete. Ogni struttura mantiene però le proprie informazioni locali.
Possiamo quindi avere:
- Contenuti corporate validi ovunque.
- Contenuti locali specifici per sede.
- Contenuti specialistici destinati a particolari aree.
- Contenuti temporanei relativi a eventi o variazioni.
Integra progressivamente i dati
Non è necessario automatizzare tutto fin dal primo giorno.
Il progetto può iniziare con video e grafiche.
Successivamente si possono valutare integrazioni con:
- elimina-code;
- file Excel;
- database;
- feed;
- API;
- piattaforme interne.
L’automazione viene introdotta dove produce un vantaggio reale.
Definisci una governance
Quando la rete cresce, diventa importante creare un modello di gestione.
La direzione comunicazione può gestire i contenuti comuni. I responsabili di sede possono fornire informazioni locali. Le funzioni sanitarie possono validare i contenuti medici.
L’IT può definire le policy di rete.
CMS Video può gestire la componente tecnica.
In questo modo ogni soggetto ha una responsabilità chiara.
Il vantaggio della formula in abbonamento
TV Store viene fornito come servizio in abbonamento.
Questo consente alla struttura di evitare un investimento iniziale basato sull’acquisto di una grande quantità di hardware e software.
Il sistema può crescere gradualmente insieme al progetto.
Si può partire da pochi dispositivi.
Verificare i risultati.
Aggiungere nuove sedi.
Integrare nuove funzioni.
La tecnologia segue l’evoluzione della comunicazione.
Non serve costruire subito la rete perfetta
Questo è forse il principio più importante.
Un progetto di digital signage non deve nascere completo.
Può evolvere.
La prima fase deve risolvere un problema.
La seconda può migliorare l’esperienza.
La terza può estendere la comunicazione.
La quarta può automatizzare i dati.
L’importante è costruire fin dall’inizio una architettura che possa crescere.
TV Store: partire semplice, crescere quando serve
TV Store nasce con questa logica. Un sistema semplice per l’utilizzatore.
- Gestione remota.
- Player collegabili ai monitor già presenti.
- Playlist differenziate.
- Programmazione.
- Gestione multisede.
- Assistenza tecnica.
- Possibilità di integrare dati e servizi.
La struttura può iniziare con un progetto limitato e costruire progressivamente una vera rete di comunicazione.
Il digital signage non è un progetto di schermi
Non stiamo parlando semplicemente di televisori.
Stiamo parlando di comunicazione.
- Informare.
- Orientare.
- Ridurre incertezza.
- Promuovere prevenzione.
- Valorizzare servizi.
- Coordinare sedi.
- Supportare il personale.
- Automatizzare aggiornamenti.
Il monitor è soltanto il punto in cui tutto questo diventa visibile.
Per questo il modo migliore per iniziare non è acquistare più tecnologia.
È scegliere un problema concreto, costruire un progetto pilota
e verificare quanto una comunicazione più organizzata possa migliorare il servizio.
Poi, quando il modello funziona, estenderlo:
uno schermo alla volta, una sede alla volta,
fino a trasformare una serie di monitor indipendenti
in una vera rete di comunicazione sanitaria.
