Come comunicare in modo coordinato nelle strutture sanitarie con più sedi?

Gestire la comunicazione in una struttura sanitaria è di per sé un’attività complessa, che quando viene effettuata su più sedi, poliambulatori, centri diagnostici o strutture sociosanitarie distribuite sul territorio, presenta ulteriori difficoltà.

Le informazioni devono essere corrette, aggiornate, coerenti con l’identità dell’organizzazione e, nello stesso tempo, adattate alle esigenze di ogni singola sede.

Una comunicazione troppo centralizzata rischia di essere poco flessibile. Una comunicazione completamente autonoma, invece, può generare incoerenze, duplicazioni e messaggi differenti da struttura a struttura.

Il digital signage permette di trovare un equilibrio tra questi due estremi, creando una rete di comunicazione centralizzata ed al tempo stesso personalizzabile.

Il problema della frammentazione nella comunicazione

Una struttura sanitaria multisede produce ogni giorno numerosi contenuti: orari, avvisi, campagne di prevenzione, informazioni sui servizi, modifiche temporanee, iniziative, indicazioni logistiche, comunicazioni istituzionali e messaggi rivolti al personale.

Se ogni sede gestisce autonomamente queste informazioni, possono facilmente presentarsi delle criticità:

• Una locandina può essere aggiornata in una sede e rimanere vecchia in un’altra.
• Una campagna può essere pubblicata in modo differente da struttura a struttura.
• Alcuni monitor possono trasmettere informazioni aggiornate, mentre altri continuano a mostrare contenuti ormai superati.

Più aumenta il numero delle sedi, più diventa difficile sapere con certezza quale messaggio sia effettivamente visibile in ogni punto della rete.

Una regia centrale della comunicazione

Un sistema di Digital Signage centralizzato permette di gestire l’intera rete da un unico punto.

L’ufficio comunicazione, marketing o la direzione può predisporre i contenuti e distribuirli contemporaneamente su tutti gli schermi dell’organizzazione.

Ad esempio, una campagna istituzionale, un messaggio relativo a una nuova modalità di prenotazione, una nuova identità grafica, possono essere pubblicate nello stesso momento in tutte le strutture senza dover intervenire fisicamente sui singoli monitor.

Questo permette di mantenere maggiore coerenza e ridurre il rischio di errori.

Ogni sede ha esigenze differenti

La centralizzazione non significa necessariamente uniformare tutto: uno dei vantaggi più importanti di un sistema multicanale consiste proprio nella possibilità di differenziare i contenuti.

• Una struttura sanitaria può avere sedi con caratteristiche molto diverse.
• Un centro diagnostico può avere esigenze comunicative differenti rispetto a un poliambulatorio.
• Una sede collocata in una grande città può fornire determinati servizi che non sono presenti in una struttura più piccola.
• Gli orari possono cambiare, gli specialisti possono essere diversi, anche il pubblico può avere caratteristiche differenti.

Per questo la comunicazione deve poter essere gestita su più livelli: una parte del palinsesto può essere comune a tutta l’organizzazione, un’altra parte può essere specifica per la singola sede, mentre una terza può addirittura essere destinata soltanto a una determinata sala d’attesa o a un particolare reparto.

Un esempio pratico di comunicazione in una struttura sanitaria

Immaginiamo un gruppo sanitario con cinque poliambulatori:

• La direzione vuole promuovere una campagna di prevenzione cardiovascolare in tutte le sedi.
• Contemporaneamente, nella sede A è stato introdotto un nuovo servizio di risonanza magnetica.
• Nella sede B cambia temporaneamente l’orario del centro prelievi.
• Nella sede C è previsto un open day dedicato alla prevenzione dermatologica.

Con un sistema tradizionale sarebbe necessario preparare i materiali, inviarli alle singole sedi e chiedere agli operatori locali di pubblicarli, e verificare che siano stati effettivamente aggiornati.

Con un sistema centralizzato, invece, ciascuna comunicazione può essere indirizzata in modo specifico agli schermi interessati:

• La campagna cardiovascolare raggiungerà l’intera rete.
• Il nuovo servizio diagnostico comparirà soltanto nella sede A.
• La variazione di orario sarà pubblicata nella sede B.
• L’open day verrà promosso nella sede C.

E tutto questo può ovviamente essere gestito in remoto da un unico centro decisionale.

Palinsesti comuni e contenuti locali

Una strategia efficace per le organizzazioni multi-sede consiste nel creare un palinsesto composto da più livelli.

• Il primo livello può contenere i messaggi istituzionali comuni (ad es. identità dell’organizzazione, informazioni generali, servizi disponibili in tutta la rete, ecc.)
• Il secondo livello può essere dedicato alla singola sede (orari, specialisti presenti, servizi locali, ecc.)
• Il terzo livello può essere collegato alla funzione specifica dello schermo (un monitor della sala prelievi potrà mostrare informazioni differenti rispetto a uno collocato nell’area fisioterapica, e così via).

Il risultato è una comunicazione coerente e specifica: in altre parole, un’informazione completa al servizio dell’utente.

Una gestione più efficiente della comunicazione

Il vantaggio organizzativo è significativo: se con un sistema tradizionale, ogni modifica può richiedere telefonate, email, invio di file e interventi da parte del personale presente nelle varie strutture, con il digital signage centralizzato, gran parte di questo processo può essere eliminato.

Una sola persona può gestire decine di monitor distribuiti in località differenti.

I contenuti vengono caricati una volta sola e successivamente assegnati agli schermi desiderati.

Questo riduce il tempo necessario agli aggiornamenti e libera il personale locale da attività che non fanno parte della propria funzione principale.

Programmare in anticipo e gestire le urgenze

Con la gestione multi-sede, tutto questo diventa ancora più semplice: ciascun contenuto può  essere impostato affinché compaia automaticamente nella data prevista e nelle sedi interessate, e venga rimosso al termine della campagna, praticamente azzerando il rischio che informazioni ormai scadute rimangano visibili.

Non tutta la comunicazione, però, può essere programmata: possono verificarsi situazioni che richiedono un aggiornamento immediato.

• Un ambulatorio può essere temporaneamente spostato.
• Un accesso può diventare inutilizzabile.
• Un servizio può subire una variazione improvvisa.

In questi casi la possibilità di aggiornare rapidamente gli schermi interessati rappresenta un vantaggio concreto: il messaggio può essere pubblicato immediatamente ed unicamente nella struttura coinvolta, senza modificare il palinsesto delle altre sedi.

Il coinvolgimento dei responsabili locali

Se e quando lo ritiene opportuno, l’organizzazione può anche decidere di decentrare la gestione dei contenuti, ed in alcuni casi può essere utile concedere ai responsabili locali la possibilità di intervenire su una parte della comunicazione.

La direzione mantiene il controllo sulle campagne istituzionali e sull’identità generale, mentre le singole sedi possono occuparsi di informazioni operative.

Il modello migliore dipende naturalmente da com’è strutturata l’organizzazione: ciò che conta è evitare che tutti possano modificare tutto senza regole. La tecnologia deve accompagnare un processo di responsabilità ben definito.

TV Store e la gestione multicanale

TV Store è progettato proprio per gestire reti di schermi anche distribuite in sedi differenti: attraverso il pannello di controllo remoto è possibile infatti caricare contenuti, creare playlist, programmare giorni e orari e indirizzare materiali diversi ai singoli dispositivi.

Ogni monitor può quindi diventare parte di una rete centralizzata mantenendo, quando necessario, un proprio palinsesto specifico.

Gli aggiornamenti vengono effettuati da remoto e i contenuti vengono memorizzati localmente sui dispositivi: questo significa che la riproduzione non dipende dallo streaming continuo e può continuare anche in presenza di una temporanea interruzione della rete internet.

Ridurre il peso sulla struttura IT

Per una organizzazione sanitaria multisede, aggiungere nuovi sistemi significa spesso aumentare il carico di lavoro dei reparti IT.

TV Store è stato progettato con un approccio differente:

• La parte tecnica viene seguita da noi, mentre tu puoi concentrarti sulla comunicazione.
• Il sistema può utilizzare monitor già presenti e non richiede l’installazione di software sui computer aziendali per la gestione ordinaria, mentre il pannello di controllo viene utilizzato via web.

Questo ti permette di introdurre il Digital Signage senza gli oneri derivanti dall’introduzione di un nuovo progetto tecnologico da gestire internamente.

Il Digital Signage combina efficacemente regia centrale e personalizzazione locale:
le campagne comuni rafforzano l’identità dell’organizzazione,
mentre i contenuti specifici rendono la comunicazione realmente utile
per chi si trova in una determinata sede.

Quando questi due livelli vengono integrati,
ogni schermo diventa un elemento di una rete più ampia:
non più monitor indipendenti, ma punti coordinati di una stessa strategia di comunicazione.

Con TV Store vinci la sfida della comunicazione distribuita!