Come si costruisce un palinsesto efficace per una struttura sanitaria?

Se installare uno schermo in una struttura sanitaria è relativamente semplice, decidere cosa mostrare ogni giorno è certamente più complesso

Un monitor può trasmettere video, grafiche, informazioni di servizio, campagne di prevenzione, indicazioni, comunicazioni istituzionali e contenuti dedicati ai diversi reparti. Ma se tutto viene inserito senza una logica editoriale, lo schermo rischia di diventare caotico, ripetitivo e poco utile.

Per questo, nel Digital Signage sanitario, il palinsesto è uno degli elementi più importanti:
avere contenuti di qualità è necessario, ma per renderli davvero efficaci occorre organizzarli.

Che cos’è un Palinsesto? Di fatto è una regia

Possiamo considerare il palinsesto come la programmazione di un canale televisivo interno.

Ogni contenuto ha:

• una durata;
• una priorità;
• una frequenza;
• un periodo di pubblicazione;
• un pubblico;
• una sede;
• un momento della giornata.

Più che “Quali video abbiamo?”, la domanda corretta è: “Quale contenuto serve a questa persona, in questo luogo e in questo momento?”

È da qui che nasce una comunicazione realmente efficace: proviamo a costruirla insieme passo passo:

1) Definisci le funzioni di ciascuno schermo

Gli schermi installati nella tua struttura sanitaria svolgono funzioni diverse tra loro: ad esempio, un display all’ingresso ha una finalità diversa rispetto a uno collocato in una sala d’attesa; un monitor vicino agli ascensori deve aiutare l’orientamento, mentre uno schermo nell’area prelievi può fornire istruzioni operative, così come invece un monitor in uno spazio riservato al personale avrà contenuti completamente differenti.

Per questo è fondamentale determinare quali funzioni deve svolgere ciascuno schermo prima di creare qualsiasi contenuto. Facciamo qualche esempio:

• orientamento;
• accoglienza;
• sala d’attesa;
• informazione;
• prevenzione;
• comunicazione interna;
• supporto a sistemi elimina-code.

L’ideale è creare un modello di palinsesto per ciascuna funzione degli schermi.

2) Da’ priorità alle informazioni di servizio

In una struttura sanitaria, le informazioni che aiutano il paziente a capire cosa fare vengono prima di tutte le altre.

• dove effettuare l’accettazione;
• quali documenti preparare;
• come ritirare un referto;
• dove recarsi;
• eventuali variazioni;
• orari;
• modalità di accesso.

Solo successivamente trovano spazio i contenuti istituzionali, di prevenzione o di presentazione dei servizi.

Questa gerarchia è importante perché il Digital Signage è soprattutto un servizio per i tuoi utenti, prima di essere una sequenza promozionale.

3) Organizza i contenuti per categorie

Una buona pratica consiste nel suddividere il palinsesto in gruppi editoriali:

• Informazioni operative: Sono le comunicazioni di servizio, che devono essere chiare e frequenti.
• Prevenzione ed educazione sanitaria: Campagne, screening, vaccinazioni, stili di vita.
• Servizi della struttura: Prestazioni, specialità, professionisti, tecnologie, iniziative.
• Comunicazione istituzionale: Missione, valori, progetti, certificazioni, attività sul territorio.
• Contenuti di accompagnamento: Immagini e video che alleggeriscono il ciclo e migliorano la qualità visiva complessiva.

È importante trovare e garantire il giusto equilibrio tra queste categorie, adattandolo al contesto.

4) Imposta la durata del palinsesto

Non esiste una durata ideale valida per tutte le strutture: un parametro utile che potresti utilizzare è il tempo medio di permanenza del pubblico.

• Se una persona rimane mediamente dieci minuti e il ciclo completo dura quaranta, vedrà soltanto una parte del palinsesto.
• Se invece il ciclo dura tre minuti, il contenuto rischia di diventare ripetitivo.
• In una sala d’attesa con permanenza media di quindici-venti minuti può essere ragionevole costruire un ciclo che permetta di incontrare più volte i messaggi principali.

Naturalmente i contenuti prioritari devono comparire con maggiore frequenza.

Attento a non commettere uno degli errori più frequenti: dare la stessa durata ed importanza a tutti i contenuti! Se ad esempio per una comunicazione di servizio possono bastare dieci secondi,  un video di prevenzione può durarne trenta; una schermata di orientamento può rimanere visibile in modo permanente, mentre una campagna istituzionale può comparire meno frequentemente.

È importante costruire il palinsesto in modo dinamico, proporzionando la durata di ciascun contenuto alla quantità di informazioni che fornisce ed al tempo necessario per comprenderle.

5) Programma per fasce orarie e giorni della settimana

Uno dei vantaggi del Digital Signage è la possibilità di modificare dinamicamente la programmazione.

Pensa ad esempio ad un poliambulatorio: Al mattino presto la sede può essere frequentata soprattutto da utenti del centro prelievi, mentre nelle ore centrali aumenta il numero delle visite specialistiche, e nel pomeriggio possono essere attivati altri servizi.

Allo stesso modo, anche il giorno può influenzare il contenuto: un servizio disponibile soltanto il martedì non ha senso che sia promosso ogni giorno nello stesso modo; un open day previsto per il sabato può aumentare la propria frequenza nei giorni precedenti, e così via

Mostrare lo stesso identico palinsesto per tutto il tempo significa perdere un’importante opportunità: una precisa programmazione dei contenuti ti permette di migliorarne la pertinenza e quindi l’efficacia.

6) Differenzia i contenuti anche per ciascuna sede

Evitare un palinsesto completamente uniforme diventa fondamentale soprattutto per le strutture multisede.

Se alcuni contenuti possono essere comuni (brand, campagne istituzionali, prevenzione, ecc.), altri devono essere necessariamente locali: pensa ad esempio a orari, servizi, specialisti presenti, eventi, modalità di accesso, informazioni logistiche e così via.

Oltre quindi ad organizzare il palinsesto in base alle funzioni, alle categorie ed al calendario, se la tua struttura è multisede occorre curare la coerenza ed il giusto bilanciamento tra contenuti comuni e locali: aumenta la complessità, ma di certo aumentano anche le opportunità!

7) Imposta una data di scadenza e tieni il palinsesto sempre aggiornato

Ogni contenuto temporaneo ha per sua natura un termine: una campagna relativa a un evento deve sparire dopo l’evento stesso, così come un cambio di orario non deve rimanere visibile dopo il ritorno alla normalità, ed un messaggio stagionale deve essere sostituito al momento opportuno.

Una buona programmazione riduce il rischio di mostrare informazioni obsolete, per questo è fondamentale prevedere delle procedure di aggiornamento periodico

Decidi tu la frequenza in base alle attività della struttura (settimanale, mensile, trimestrale, ecc.), ma periodicamente ricordati di verificare:

• quali contenuti sono ancora validi;
• quali risultano troppo ripetitivi;
• quali devono essere aggiornati;
• quali non hanno più una funzione;
• quali temi devono acquisire maggiore spazio.

Il palinsesto deve rimanere “vivo” per essere sempre efficace

L’ottava regola, la più importante: Evita gli eccessi!

Quando riesci ad avere sotto controllo la programmazione dei contenuti delle tue strutture sanitaria, il rischio più grande è lasciarsi prendere la mano: è vero che vorresti inserire una comunicazione dedicata per ogni reparto e dare visibilità ad ogni servizio, e che ogni campagna ti sembra importante, ma voler mostrare sempre tutto rischia di essere controproducente.

Il criterio dovrebbe essere editoriale: se il contenuto non è utile, attuale o prioritario, non deve necessariamente essere pubblicato. Ricordati sempre che il Digital Signage non è un archivio, è un canale.

TV Store e la gestione del palinsesto

TV Store consente di gestire facilmente e da remoto tutti i tuoi contenuti: video, grafiche, playlist, qualsiasi cosa!

Attraverso il nostro pannello web puoi:

• caricare nuovi contenuti;
• creare playlist;
• programmare giorni e orari;
• differenziare i contenuti per singolo monitor;
• gestire reti multisede;
• aggiornare il palinsesto senza intervenire localmente.

I contenuti vengono memorizzati sul dispositivo collegato al monitor, così la riproduzione non dipende dallo streaming continuo.

TV Store può inoltre supportare la tua nella produzione e nella gestione dei materiali.

Uno schermo grande non comunica necessariamente bene,
così come un video molto costoso non è per forza efficace.
La qualità nasce dall’insieme: il contenuto giusto, nel luogo giusto,
al momento giusto, con la frequenza corretta e la durata adeguata.

È questo il compito del palinsesto: quando la programmazione viene costruita
con una vera logica editoriale, il Digital Signage diventa
un canale di comunicazione organizzato, molto più di una semplice rotazione di file.
E in una struttura sanitaria questo significa
offrire ai pazienti informazioni più pertinenti, aggiornate e realmente utili.